Een bedrijfsverhuizing plannen: zo blijft het bedrijf zo kort mogelijk dicht

Elke dag dat een bedrijf door een verhuizing stilligt, kost omzet. Klanten kunnen niet terecht, orders blijven liggen en medewerkers zitten zonder werkplek. Bij een bedrijfsverhuizing draait de planning daarom om één vraag: hoe kort kan de onderbreking zijn?

Het antwoord hangt minder af van de hoeveelheid spullen dan van de voorbereiding. Een goed voorbereid kantoor met vijftig werkplekken kan in een weekend over zijn, terwijl een kleine werkplaats zonder plan dagen stil kan liggen.

Het juiste moment kiezen

Het tijdstip van de verhuizing hangt af van het soort bedrijf. Een kantoor verhuist bij voorkeur op vrijdagmiddag en in het weekend, zodat maandag weer gewoon gewerkt kan worden. Een winkel kiest liever een dag waarop weinig klanten komen. Een bedrijf met een productielijn of een magazijn plant de verhuizing vaak in een periode waarin de vraag lager ligt, zoals de zomermaanden of de weken rond de jaarwisseling. Ook de bereikbaarheid van het nieuwe pand telt mee: een bedrijventerrein is in het weekend meestal makkelijker te bereiken dan een binnenstad op een werkdag.

Inventarisatie op locatie

Een goede planning begint met een opname van wat er mee moet. Een ervaren verhuizer komt daarvoor langs en bepaalt hoeveel dozen, mankracht en materieel nodig zijn. Bij Verhuisvoordeliger, een verhuisbedrijf dat zakelijke verhuizingen door heel Nederland verzorgt, maakt een waarnemer op locatie die inschatting en noteert de wensen van de opdrachtgever. Op basis daarvan volgt een verhuisplan waarin de hele verhuizing stap voor stap staat beschreven. Afhankelijk van de grootte van het bedrijf is het werk op de dag zelf soms in iets meer dan een dagdeel klaar, en het oude pand wordt brandschoon opgeleverd.

IT en apparatuur apart behandelen

Servers, netwerkapparatuur en computers zijn het gevoeligste deel van de inboedel. Het is verstandig om vooraf een volledige back-up te maken en de IT-leverancier op de verhuisdag in te plannen voor het afkoppelen en weer opstarten. Voor het transport zelf worden ze in verhuisdekens en wikkelfolie verpakt en met spanbanden vastgezet. Een verhuiswagen met een hydraulische laadklep voorkomt dat zware kasten of printers met de hand moeten worden getild. Ook de internetverbinding in het nieuwe pand moet op tijd zijn aangevraagd, want de levering daarvan kan weken duren.

Dozen labelen per werkplek

Een eenvoudig labelsysteem bespaart op de nieuwe locatie veel zoekwerk. Elke werkplek krijgt een nummer dat terugkomt op de plattegrond van het nieuwe pand en op alle dozen van die medewerker. Archiefkasten en gedeelde materialen krijgen een eigen kleur. Zo weten de verhuizers direct waar alles neer moet en hoeven medewerkers op de eerste werkdag alleen hun eigen dozen uit te pakken.

Klanten en leveranciers informeren

Klanten, leveranciers en vervoerders moeten ruim vooraf het nieuwe adres en de verhuisdatum kennen. Ook de inschrijving bij de Kamer van Koophandel, de facturen, de website en het online bedrijfsprofiel moeten worden aangepast. Een tijdelijke doorschakeling van de vaste telefoonlijn en een melding bij de post zorgen dat geen bericht verloren gaat in de eerste weken na de verhuizing.